第二讲会议效率不高的原因及解决方案   【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范   会议效率不高的原因及预防性管理   1．会议的通病——效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。 时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。   2．会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。   表2-1   会议效率不高的原因及具体表现 项 次 原因 具体表现 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 （7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。