第二讲会议效率不高的原因及解决方案
【本讲重点】
会议效率不高的原因及预防性管理
高效会议的八大特征
会议规范
会议效率不高的原因及预防性管理
1．会议的通病——效率不高
小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。
很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：
◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。
◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
2．会议效率不高的原因
会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
表2-1 会议效率不高的原因及具体表现
项 次 | 原因 | 具体表现 |
（1） | 时间 | 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 |
（2） | 地点 | 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 |
（3） | 开会对象的选择 | 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 |
（4） | 主持人的技能 | 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 |
（5） | 参会者的技能 | 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 |
（6） | 会议的准备工作 | 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 |
（7） | 开会的原因、目的和结果 | 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 |
